TUGAS 2 KONSEP SISTEM INFORMASI LANJUT

TUGAS 2
ANALISA SISTEM PENGISIAN KRS DI UNIVERSITAS GUNADARMA


Gambaran Sistem

Penjelasan

Gambar diatas adalah contoh kegiatan pengisian KRS menggunakan Use Case diagram menggunakan UML. Dalam hal ini ada 3 Actor yaitu Mahasiswa, Petugas1 dan Petugas2. Lalu menggunakan Use Case untuk mendeskripsikan kegiatan yang sedang berlangsung. Kemudian digunakan Association antara Actor & Use Case mengindikasikan interaksi yang aktif. Lalu Include berfungsi sebagai pemanggilan Use Case oleh Use Case lain. Terakhir Extend berfungsi untuk perluasan dari Use Case apabila kondisi terpenuhi. Mahasiswa menyerahkan blangko ke Petugas1 lalu memeriksa blangko dan memanggil Mahasiswa. Lalu Mahasiswa mengisi KRS dengan membawa FRS, input NPM & tanggal lahir, pilih mata kuliah, lalu selesai input data KRS dan menyerahkan foto dan blangko. Petugas2 mencetak KRS dan mengecap foto pada KRS lalu menyerahkan KRS yang sudah jadi ke Mahasiswa.

Integrasi Antar Sistem

Sistem pengisian KRS ini berintegrasi dengan sub sistem lainnya, misalnya dengan pendaftaran anggota perpustakaan, pendaftaran kursus, workshop, sidang, dll. Karena jika mahasiswa tidak memiliki KRS, mahasiswa tidak dapat mengikuti kegiatan perkuliahan dan tidak dapat mengikuti ujian.

Kelebihan Sistem

Kelebihan sistem ini adalah data yang diinputkan hanya berasal dari 1 sumber yaitu si mahasiswa sendiri yang diinput secara manual. Lalu setelah mahasiswa menginput data, petugas 1 akan memeriksa blangko, dan petugas 2 mencetak KRS.

Kekurangan Sistem

Kekurangan sistem ini adalah tidak adanya pengisian KRS secara online yang akan memudahkan mahasiswa dalam mengisi KRS. Mahasiswa harus datang mengantri ke loket PSMA sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh pihak kampus.

TUGAS 1 KONSEP SISTEM INFORMASI LANJUT

TUGAS 1

BERIKAN PENJELASAN TENTANG:

1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

3. SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

1. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklarifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi financial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi.

Karakterisitik SIA:

• SIA melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relative standar.
• Menangani data rinci.
• Berfokus historis.
• Menyediakan informasi pemecahan minimal.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain.

·         Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi
·         Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
·         Melakukan control secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

·         Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
·         Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
·         Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

·         Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
·         Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
·         Meningkatkan efisiensi.
·         Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
·         Meningkatkan sharing knowledge.
·         Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

2 komponen SIA antara lain:

·         Spesialis Informasi.
·         Akuntan.

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan:

·         Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.
·         Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu:

·         Pentingnya komunikasi antar departemen yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
·         Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu:

·         Informasi Akuntansi keuangan, berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak ekstern.
·         Informasi Akuntansi Manajemen, berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

2. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.

SIM dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Tujuan umum SIM:

·         Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
·         Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
·         Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja.

Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

·         Perencanaan formulasi terperinci untuk mencapai suatu tujuan kahir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
·         Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari pertempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
·         Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternatif disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

·        

• Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh

Kata manajemen dalam SIM adalah serba melingkupi. Didalam SIM termasuk system pemroses transaksi dan system-sistem yang utama dirancang bagi manajer dalam berbagai tingkatan.

• Sistem Informasi Manajemen adalah Terkoordinasi

Komponen sebuah Sistem Informasi Manajemen biasanya tidak dikelola melalui satu titik pusat organisasi; ada berbagai departemen pengguna, departemen pemroses data, dan mungkin pengolah data yang terpisah, bahkan yang lain-lainnya mungkin memiliki hak atas bagian tertentu dari Sistem Informasi Manajemen.

• Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sistem Informasi

System Informasi manajemen adalah serangkaian sub-sistem, atau system komnp[onene setengah terpisah yang merupakan bagian dari keseluruhan dan merupakan system yang terpadu. Masing-masing sub-sistem menyumbang tercapainya sasaran system informasi manajemen dan organisasi.

• Sistem Informasi Manajemen Terintgrasi secara rasional

Sub-system (kumpulan dari system yang semi terpisah) adalah terpadu sehingga kegiatanm dari masing-masing saling berkaitan satu dengan yang lainnya; integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara system-sistem tersebut. Program computer dan file dapat dirancang untuk menangani arus data diantara system, dan prosedur manual dapat digunakan untuk melaksanakan integrasi tersebut.

• Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi dengan berbagai cara

Apabila data diolah dan berguna bagi manajer tertentu untuk tujuan tertentu, maka ia menjadi informasi. Ada berbagai cara dimana data harus ditransformasikan kedalam sebuah system informasi. Misalnya, data biaya untuk organisasi tertentu mungkin dapat diringkaskan dalam biaya keseluruhan, biaya variable, dan biaya standar untuk masing-masing jenis biaya, jenis konsumen dan jalur produk (produck line).

• Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas

Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara dapat meningkatkan produktivitas. SIM mampu melaksanakan rugas rutin seperti menyiapkan dokumen yang efesien, ia mampu memberikan layanan terbaik bagi organisasi eksternal dan individu, dan juga ia mampu memberikan peringatan dinitentang masalah internal dan ancaman eksternal. Disamping juga mampu meningkatkan adanya berbagai kesempatan, membantu proses manajemen yang normal, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk memecahkan masalah-masalah yang  tidak terduga.

• Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan sifat dan gaya manajer

Suatu SIM dikembangkan lewat pengenalan sfat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya, termasuk sumbangan yang diberikan oleh para manajer. Pada tingkat senior dalam organisasi, secara cermat SIM dijalin dengan cita rasa pribadi patra manajer; dan akan dijalin kembali dengan cita rasa masing-masing manajer yang baru apabila yang lama telah berhenti. Pada lapis organisasi terendah, SIM dijalin dengan cara biasa dimana para tenaga administrative dan personil operasi akan menggunakan informasi dan berinteraksi dengan system informasi.

• Sistem Informasi Manajemen menggunakan criteria mutu yang telah ditetapkan

Sebuah SIM harus dirancang agar sesuai dengan toleransi terhadap kecepatan, relevansi, dan ketepatan informasi. Toleransi ini bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya, dari satu lapis ke lapis lainnya di dalam organisasi. Tehadap kecepatan, untuk beberapa tugas tertentu data yang diperlukan harus dicari selama waktu yang panjang dan kemudian ditransformasikan sehingga menjadi informasi yang diinginkan manajer baik secara periodis maupun pada selang tak teratur; sedang untuk tugas lain mungkin diperlukan selang yang teratur, tetapi karena panjangnya periode tunda memungkinkan untuk dilaporkan setelah selesainya akhir satu periode. Untuk tugas yang lain lagi, mungkin diperlukan secepat mungkin setelah berakhirnya satu periode dan untuk kebanyakan tugas informasi harus diperoleh selama periode berlangsungnya transaksi.

3. Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Manufaktur (SIMa) termasuk dalam kerangka kerja Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. SIM lebih menekankan kepada proses produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.

• INPUT

Data  Internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan, dan lain-lain.

Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll.Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan  cost  dalam  manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses

• PROSES

Proses pengolahan  data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan  Database Management System (DBMS). DBMS ini identik dengan manajemen data, dimana data yang ada harus dijamin akurasi, kemutakhiran,  keamanan, dan ketersediaannya bagi pemakai.

Kegiatan yang terjadi didalam manajemen data:

1.      Pengumpulan (pendokumentasian) data

2.      Pengujian data,agar tidak terjadi inkonsistensi data

3.      Pemeliharaan data,untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data

4.      Keamanan data,untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.

5.      Pengambilan data,bisa dalam bentuk laporan,untuk memudahkan pengolahan data yang lain.

• OUTPUT

Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu diklasifikasikan berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, penulis mengklasifikasikan output data menjadi 3 bagian yaitu persediaan, produksi dan kualitas,  dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.

• Persediaan

Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam perusahaan baik yang disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem persediaan memberikan jumlah stok, biaya  holding,  safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari input. Subsistem persediaan biasanya memiliki  proses pembelian (purchasing) dan penyimpanan (inventory). Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan, namun kedua proses ini sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam subsistem persediaan. Dalam proses pembelian, pihak manajemen informasi perlu mendokumentasi proses pemilihan pemasok hingga kedatangan material dari pemasok untuk kemudian diproses di dalam lantai produksi. Proses pembelian  perlu diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang sedikit) dan biaya semakin besar,.  Namun apabila jumlah penyimpanan besar, maka frekuensi pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi biaya penyimpanan juga bertambah.

• Produksi

Subsistem produksi perlu didokumentasikan dan perlu dijadikan sebuah informasi untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi  dari subsistem produksi adalah segala hal yang bersangkut paut dengan proses yang terjadi di setiap stasiun kerja ataupun departemen.  Informasi yang perlu untuk  user adalah penjadualan produksi (scheduling) dan transaksi (transaction) antar stasiun kerja. Penjadualan produksi perlu memperhitungkan data demand dan kapasitas produksi. Data ini biasanya diambil dari pihak  marketing yang mengetahui peramalan pasar mendatang, sehingga produk tidak terlalu banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi. Selain berhubungan dengan pihak  marketing, penjadualan produksi berhubungan dengan pihak  Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi karyawan, shift kerja ,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka hasil produksi pun berkualitas.  Oleh karena itu,  performance  pekerja menentukan penjadualan produksi.

Bill of Material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadualan produksi. Hubungan erat antara penjadualan dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat persediaan  akan mempengaruhi jadual produksi, sehingga BOM setiap produk perlu dirinci agar tidak terjadi keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk dapat dilihat dari hasil pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk periode penjadualan berikutnya. Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang baik. Just In Time (JIT) yang dipublikasikan oleh Jepang, menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan besar karena adanya proses informasi yang  akan mengurangi keterlambatan pengiriman produk ke stasiun kerja berikutnya (sistem kanban). Dalam SIM  pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi (arus ambil, terima, retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga kemungkinan terjadi kesalahan pengiriman, kerusakan pada waktu pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur sistem dokumentasi penyimpanan WIP dan barang jadi yang  akan diproses lebih lanjut agar produk tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak diinginkan.

• Kualitas

Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal berhubungan dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Banyak hal lain yang bukan definisi mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas seperti proses perawatan. Proses yang perlu didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (Process Control), Perawatan (Maintenance),  dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi maupun material.  Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi, namun secara keseluruhan, tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan. Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan proses yang terbesar di lantai produksi adalah karena masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini berhubungan dengan umur ekonomis mesin, sekaligus berhubungan dengan lamanya perawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan  akan sangat mendukung penjadualan produksi, sehingga tidak terlalu banyak preemption (penghentian proses) dalam setiap stasiun kerja. Proses produksi  yang terjadi di setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana yang paling berpengaruh terhadap kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan dengan pencatatan produk cacat yang terjadi di setiap stasiun kerja.

Kualitas sebuah produk sangat ditentukan oleh keinginan konsumen.  Konsumen memiliki standar kepuasan yang diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi tersebut menjadi tolok ukur kualitas sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang dihasilkan dapat menjadi tolok ukur kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat ini. Informasi mengenai spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran strategis untuk kebijakan perusahaan di masa mendatang.

• Biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada.  Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak  akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi di dalamnya. Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan komponen yang melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga termasuk dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan informasi untuk setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus ada biayayang dapat direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang ada.